Comment choisir son logiciel de facturation ?

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Le choix d’un logiciel de facturation adapté est primordial pour bénéficier des avantages de la dématérialisation des factures.

Adopter la bonne application de facturation gratuite ou non n’est pas le même problème pour quelqu’un qui veut faire de la facturation pro ou qui réalise des facture autoentrepreneur pour les particuliers. Il faut ainsi se poser les questions pertinentes :

Établir une facture mais pour quoi et pour qui ?

La réglementation est assez claire sur le sujet. Elle fixe un cadre générale applicable à toute vente entre un professionnel et un particulier. A cela se rajoute les mentions relatives à la facturation entre pros, la facturation pour les métiers réglementés comme le bâtiment. Par exemple, les artisans qui font des facture pour le btp ou le bâtiment doivent faire apparaître les mentions leurs assurances souscrites pour leur activité.

Dans bien des cas, la délivrance d’un devis est un préalable obligatoire à la facturation. Un bon logiciel devis gratuit peut faire l’affaire, surtout s’il est couplé avec un système de facturation.

Attention, vous pouvez, si vous le souhaitez, faire payer le devis au client. Il faut que cela soit bien mentionné à votre client ou prospect dans vos conditions de vente. Cela peut se justifier pour un architecte ou tout autre métier qui nécessite une étude préalable poussée pour délivrer un service de qualité.

L’astuce consistera à proposer de déduire le prix du devis du prix final si le client retient votre offre.

Utilisation de l’outil de facturation selon votre façon de travailler

Un logiciel étant en règle général peut flexible, il vous faut choisir celui qui est le plus adapté à votre activité et façon de travailler. Il existe des programme gratuit de facturation et devis, hautement personnalisable. Dans ce cas vous devez connaître à minima dans le langage utilisé par le logiciel pour facture. Bien souvent on retrouve des composants web sur les programme de facturation open source avec le combo HTML/CSSS/PHP/SQL.

En gros soit vous payer pour être tranquille et avoir toutes les fonctionnalités prêtes à l’emploi, soit vous avez ou prenez du temps pour paramétrez vous même l’application de facturation : établir des modèles de facture à partir d’exemples de facture, établir des modèles de devis à partir d’exemple de devis, définir vos taux horaires ou de matières…

Gratuit ou pas ?

Comme dit un peu plus haut, plus le logiciel est gratuit moins il y a de fonctionnalités disponibles et plus vous devez passer du temps pour paramétrer l’ensemble sur des logiciels open source de facturation complet. Il existe bien entendu une zone intermédiaire comme nous le verrons dans les comparaisons entre les différentes solutions de facturation facile.

Dans tous les cas il est préférable :

Open source en détails : quelques recommandations

Lorsque vous décidez d’opter pour les logiciels open source ou libres de devis et facturation vérifiez que la communauté derrière est conséquente. Un rapide tour sur Github, système de gestion de développement d’applicatifs, vous permet de voir, dans le cas où le logiciel est dessus, l’état de la communauté. Le nombre d’étoiles et personnes contribuant sont de bons indicatifs.

Attention, certains sont dits “freemium” : le coeur est open source, gratuit et utilisable en l’état mais l’ajout de fonctionnalités, si vous ne les développez pas vous même, peut être payant.

Si vous décidez prendre le pari d’une nouvelle solution, n’hésitez pas à participer même en temps que testeur qui ne connaît rien au code.

Abonnement ou achat sec du logiciel ?

Les deux sont intéressants mais l’abonnement est intéressant sur plusieurs points :

L’achat sec se justifie lorsque le vendeur garantit la gratuité des mise à jour dans le temps et à vie (la vie de licence). Dans les cas contraire, typiquement MircroSoft, Adobe, solution maison, je ne recommande pas l’acquisition du logiciel (coût de licence, non évolutif …)