Facturation

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Facturation : pourquoi utiliser un logiciel ?

En tant que petite entreprise il est vital de maintenir une trésorerie saine. Si la maîtrise des coûts est importante, des rentrées régulières d’argent sont le gage de toute réussite entrepreneuriale, grande ou petite. Les start-ups parleront de “cash flow” mais la finalité reste la même, faire rentrer de l’argent.

Qu’est ce que la facturation ?

La facturation est exigée par la loi ! Chaque vente doit faire l’objet d’une facture, numérotée et éditée en deux exemplaires. Le premier est fourni à votre client, le second est pour votre comptabilité. En cas d’impayé ou de litige c’est la facture qui fait preuve.

La législation ajoute que toute facture doit être gardée pendant 10 ans (papier ou non). Elle doit toujours être à disposition de l’administration fiscale, qui peut lors d’un contrôle toutes vous les demander.

Chaque mention légale oubliée engendrera une amende de l’ordre de 15 € par mention manquante ou inexacte.

La facturation entre professionnels est aussi la garantie que le paiement se fera dans le respect des délais de paiement imposés par la loi. En effet, le non respect des délais de paiements est une des cause majeure de défaillance des petites entreprises en France. Ce n’est pas l’Observatoire des Délais de Paiement créé en 2011 qui contredira cette vérité : 80% des entreprises n’utilisent pas le texte de loi qui leur permettent de réclamer des pénalités de retard. Le législateur lui-même ne respecte pas la loi : certains établissements publiques paient ainsi à 120 jours voir 180 jours, soit bien loin des 60 jours fixés par la loi en ce qui les concerne.

Le cumul des retard est estimé par l’association CroissancePlus à environ 15 milliards d’euros en défaveur des TPE-PME. D’ailleurs cette association n’hésite pas à faire un classement des bons (AirLiquide, Lafarge, Laboratories Pierre Fabre, Legrand, Schneider Electrique …) et mauvais payeurs (par exemple Société Générale, Accor, Casino, Bouygues Telecom, Nexity, Vivendi, Renault, Valeo, Vinci…).

Une des recommandations à l’étude, bien plus faisable que de demander aux commissaires aux comptes de dénoncer les abus, est la dématérialisation des factures. D’où l’intérêt d’adopter rapidement un bon logiciel de facturation en ligne ou sur votre PC.

Qu’est ce qu’une facturation efficace ?

La tarification doit également être étudiée en amont afin d’adapter la facturation à celle-ci, comme l’utilisation de forfaits, d’abonnement ou de devis. Les conditions et mentions légales sur la facture ne sont pas vraiment similaires.

Pourquoi utiliser des logiciels de facturation ?

Ils existent de nombreuses variantes d’applications de devis et facturation. Globalement vous pouvez noter que ces solutions offrent :

Bien entendu il est utopique de penser à un logiciel de facturation gratuit et complet. Ceux qui se revendiquent capables de traiter tous les cas de figure sont soit des solutions à configurer qui vont plus loin que le duo devis facture en ligne, soit des solutions de facturation clés en main assez onéreuses.

Cependant la plupart des logiciels font fassent à 80% des besoins, pour peu que vous optez pour celui correspondant à votre activité. La facturation d’un commerce ou d’une boutique en ligne n’est pas pareille que la facturation après une réalisation sur devis d’un artisan par exemple. Sachez enfin que le tampon de l’entreprise n’est pas obligatoire sur une facture si toutes les mentions y figurent.

D’où l’intérêt d’utiliser des logiciels de facturation en ligne pour automatiser l’édition de facture à partir d’un devis, suivre ses paiements, etc. Bref un bon logiciel pour faire des factures doit vous faire gagner du temps.

Application ou logiciel ?

Tout dépend de votre façon de travailler. Pour les autoentrepreneurs ou les artisans qui réalisent des prestations chez le client ou qui sont amenés à se déplacer pour faire un devis, une application de devis et facturation est plus que judicieux.

La rapidité de création d’un devis est, avec le prix et le délais, un élément positif dans l’acquisition de nouveaux clients.